La Posta Elettronica Certificata può essere molto utile in un’azienda o per un professionista con Partita Iva, ma è largamente richiesta anche da persone fisiche, grazie alle sue caratteristiche che a livello legale sono riferibili a quelle di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Secondo il DPR numero 68 dell’11 febbraio 2005, la pec ha peculiarità quali il dominio, i riferimenti temporali e l’interoperabilità in fase di trasmissione che la rendono uno strumento valido ai sensi di legge ma anche molto smart e veloce.
Come attivare la PEC
La PEC, dunque, consente di recapitare un messaggio senza doversi recare fisicamente in un ufficio postale e i privati cittadini che necessitino di attivazione non devono fare altro che fornire, al gestore di propria scelta, i propri dati personali: si tratta dei classici nome e cognome, cui abbinare un indirizzo mail semplice da ricordare tra quelli disponibili, e in alcuni casi si chiede di caricare anche un proprio documento. Per farlo occorre avere un’identità digitale o confermarla tramite video.
Nel primo caso, si fa rifermento allo SPID, che consente di apporre firme digitali e svolgere tutta una serie di operazioni sia nella Pubblica Amministrazione che comunque con valore legale. E, tra queste, rientra la possibilità di creare una PEC grazie al riconoscimento immediato. Nel secondo caso, la video chiamata confermerà l’identità del richiedente comunque nel giro di pochissimo tempo.
Molte PEC richiedono la sottoscrizione di un vero e proprio abbonamento con durata mensile o annuale, periodi gratuiti e limitazioni di spazio con estensioni a pagamento. Ma esistono anche gestori che offrono l’opportunità di abbattere questi limiti. Ad esempio, è possibile attivare online la pec gratuita per persone fisiche attraverso il servizio di Firma Digitale CheFirma! pagando solamente nel momento in cui si invia una mail: una soluzione pratica ed economica che consente di ottimizzare molto i costi.
Cosa fare con una PEC
Come la classica mail, la Posta Elettronica Certificata può essere visionata sia dal proprio PC che da app per smartphone, con notifiche push che consentano di avere subito accesso a mail importanti. Il privato cittadino potrà così avere un canale di comunicazione ufficiale che gli consentirà di tracciare sia il momento dell’invio che quello di ricezione da parte del destinatario, senza margine di errore e avendo così uno strumento prezioso che dimostrerà l’invio di documenti legali e qualunque altra comunicazione per la quale sarebbe indispensabile inviare una raccomandata A/R.
Si possono inviare comunicazioni alla Pubblica Amministrazione, convocare assemblee comunali, comunicare disdette ufficiali a gestori telefonici o di altri servizi, partecipare a delle gare d’appalto e il tutto garantendo l’inalterabilità sia del messaggio principale che dei suoi stessi allegati. La privacy è assicurata da un vincolo di segretezza e i moderni filtri antispam e anti-hackeraggio la rendono uno strumento informatico tra i più sicuri in assoluto.
Laddove sia fondamentale mantenere il valore legale della PEC anche nel tempo, occorre verificare che il gestore la trattenga in archivio per almeno due anni e mezzo, come solitamente avviene. In questo modo, anche in caso di controversie che sorgano a distanza di mesi si può sempre risalire alla notifica di spedizione, nonché a quella di ricezione al fine di dimostrare il corretto invio della documentazione o della comunicazione d’interesse. Ciò fornisce anche una sorta di ottimo “paracadute” ove le ricevute personali siano state smarrite e si renda necessario risalire alla PEC originaria.